Отдел планирования: задачи, функции и структура

Задачи управления персоналом

Управлять людьми, значит решать многие цели и задачи управления персоналом, а именно:

Выработать общую стратегию.
Определить, сколько предприятию нужно квалифицированных сотрудников. Обязательно учитывается существующий кадровый состав.
Составить штатное расписание, разработать должностные инструкции для каждого из сотрудников.
Подобрать персонал и сформировать трудовой коллектив.
Создать кадровый резерв из сотрудников на руководящие должности.
Предпринять меры, которые снизят риски потери ценных кадров.
Построить и организовать работу с учетом специфики различных рабочих мест, их функциональных и технологических связей друг с другом.
Управлять всеми расходами на персонал.
Проводить анализ, насколько качественно выполняют сотрудники свои обязанности.
Реализовать программы профессиональной подготовки, повышать квалификацию сотрудников.
Разрабатывать критерии и методы оценки персонала для их будущей аттестации.
Управлять продвижением персонала по карьерной лестнице.
Мотивировать сотрудников на эффективную работу.

Справиться со всеми этими задачами один человек не в силах. Именно поэтому в зарубежных странах отдел HR в финансово устойчивых организациях по численности специалистов составляет 1–1,2 % от общего числа сотрудников в компании.

Права

Понятие и цели

Структурное подразделение (СтП) – функциональная единица организации, в которой группируются сотрудники и ресурсы в соответствии с определенной структурой иерархии и выполняются определенные задачи. Главная цель структурного подразделения – обеспечить эффективное функционирование организации и достижение ее стратегических целей.

Задачи структурного подразделения могут быть различными в зависимости от типа организации и ее специфики. Однако, основные цели, которые преследует СтП, можно выделить:

Выполнение функций и задач, определенных кадровой политикой и требованиями организации.
Создание и поддержание оптимальной организационной структуры организации.
Обеспечение координации и сотрудничества между различными структурными подразделениями.
Обеспечение контроля и своевременного информирования руководства об исполнении задач.

Таким образом, понятие и цели структурного подразделения тесно связаны с обеспечением эффективного функционирования организации и достижением ее стратегических целей.

Контроль и анализ результатов

Контроль и анализ результатов являются важной составляющей работы структурного подразделения. Они позволяют оценить эффективность деятельности и принять решения по оптимизации процессов

Одной из основных задач контроля и анализа результатов является сбор информации о выполнении поставленных целей и задач. Для этого могут использоваться различные методы и инструменты, такие как внутренние отчеты, анализ данных, мониторинг показателей и т.д.

Контроль и анализ результатов также позволяют выявить причины возникновения проблем и недостатков, а также определить меры по их устранению

При этом важно учитывать не только качественные, но и количественные показатели, такие как объем продаж, доля рынка, доходность и другие показатели эффективности работы

Для более наглядного представления результатов работы структурного подразделения может быть использована визуализация данных. Например, графики, диаграммы или таблицы могут помочь наглядно отобразить изменения в показателях в течение определенного периода времени и проанализировать их динамику.

Контроль и анализ результатов позволяют управляющему составить полную картину о текущем состоянии структурного подразделения, правильно расставить приоритеты и принять обоснованные управленческие решения.

Оперативное планирование в ЛидерТаск

Российский электронный сервис ЛидерТаск – надёжный и эффективный инструмент для стратегического, оперативного и текущего планирования. Подходит для персонального использования, компаний всех форм собственности, предпринимателей и фрилансеров. Объединяет в себе возможности планировщика, менеджера задач, персонального секретаря и CRM системы.

В приложении можно формировать списки дел и задач на день, неделю, месяц или другой период. Вести проекты. Делегировать задания подчинённым и коллегам. Составлять подетальные расписания дня, недели с помощью календаря. Создавать задания с установкой сроков, приоритетности исполнения. Отслеживать результативность и прогресс сотрудников на графиках. Оценивать степень исполнения задач на основе статусов. Визуализировать цели, текущие дела на досках канбан. Оптимизировать процесс общения и взаимодействия с клиентами. Сохранять всю важную информацию в единой базе с возможностью ограничения доступа.

Программа поможет руководителям и бизнесменам выделить ключевые цели и сконцентрироваться на их достижении. Обеспечит эффективную работу с оперативными и текущими планами компании. Проконтролирует исполнение всех заданий и поручений. Планировщик синхронизируется со многими цифровыми сервисами, работает на любых устройствах, в том числе, в режиме оффлайн.

Структура ПЭО

Основные функции отдела планирования

Разработка стратегического плана — отдел планирования занимается созданием стратегического плана компании. В процессе разработки плана определяются основные цели и задачи, а также способы и сроки их достижения. Этот план определяет общий направляющий ориентир для всех подразделений компании.
Постановка краткосрочных и долгосрочных целей — отдел планирования определяет как краткосрочные, так и долгосрочные цели компании. Руководству предоставляется информация о ресурсах и времени, необходимых для их достижения. Анализируются внутренние и внешние условия, которые могут повлиять на выполнение поставленных задач.
Планирование бюджета — отдел планирования разрабатывает бюджет компании на следующий период. В процессе планирования бюджета анализируются предыдущие финансовые результаты, прогнозируется прибыль, расходы и инвестиции. Планирование бюджета осуществляется с учетом стратегических и тактических целей компании.
Определение необходимых ресурсов — отдел планирования определяет необходимые ресурсы для достижения поставленных целей. Это включает в себя расчет требуемой рабочей силы, материальных ресурсов и финансовых средств. Также анализируются возможные проблемы, связанные с недостатком ресурсов, и предлагаются решения для их решения.
Мониторинг и контроль — отдел планирования проводит мониторинг и контроль выполнения поставленных задач и достижения целей. Регулярно проводится анализ результатов и сравнение с планами, чтобы определить эффективность и корректировать стратегию при необходимости. Также отслеживаются изменения во внешней среде и анализируется их влияние на планы компании.

Традиционные методы управления

Характерны для любого типа организации, независимо от рабочего процесса. Часть методик управления определяется профессиональными критериями, а часть закреплена законодательно. Такие методики — это основа, без которой невозможно организовать трудовые процессы. Среди них выделяют:

Экономические. Затраты должны приводить к увеличению прибыли. К ним относят вложения в зарплату, премию за качественную работу, социальное обеспечение (медосмотр, компенсация проезда и т. д.), наложение штрафов.
Административные. Принцип строится на распоряжениях и приказах, которые должны мотивировать рабочих на повышение качества труда за счет чувства долга.
Социально-психологические. Формируют корпоративную культуру за счет снижения внутренних конфликтов, создания идеалов, выделения неформальных лидеров. Помогают исключить производственные конфликты.

Как отдел планирования содействует достижению целей организации

Отдел планирования является незаменимым компонентом успешной работы организации. Его задача состоит в разработке и утверждении стратегических и тактических планов деятельности, которые направлены на достижение целей компании. Вот основные способы, которыми отдел планирования содействует достижению целей организации:

Определение стратегических целей

Отдел планирования помогает определить стратегические цели организации, которые определяют ее долгосрочную направленность и позволяют выделить ее на фоне конкурентов. Задача отдела планирования состоит в анализе внешней и внутренней среды компании, определении ее потенциала и возможностей, а также в исследовании трендов и прогнозировании развития отрасли, чтобы выработать стратегию, соответствующую целям компании.

Разработка тактических планов

Отдел планирования занимается разработкой тактических планов, которые представляют собой конкретные шаги и меры, чье выполнение позволяет организации подойти к достижению своих стратегических целей. Тактические планы могут включать в себя планы маркетинга, финансовые планы, производственные планы и другие конкретные действия, которые необходимо предпринять для достижения общих целей компании.

Контроль и оценка выполнения планов

Отдел планирования не только разрабатывает планы, но и контролирует их выполнение. Он осуществляет постоянный мониторинг и оценку результатов, чтобы убедиться, что все идет по плану и цели достигаются в срок. В случае необходимости, отдел планирования корректирует планы, определяет новые меры и стратегическую направленность, чтобы обеспечить достижение общих целей компании.

Адаптация к изменениям внешней среды

Отдел планирования отслеживает изменения внешней среды и проводит анализ их влияния на организацию. При необходимости, отдел планирования может изменить стратегию и тактические планы компании, чтобы адаптироваться к новым условиям. Это позволяет организации быть гибкой и эффективно использовать возможности, которые могут появиться на рынке.

В целом, отдел планирования содействует достижению целей организации, предоставляя ей стратегическую направленность, определяя тактические шаги и контролируя их выполнение. Благодаря работе отдела планирования, организация может разрабатывать эффективные стратегии и планы действий, улучшать свою конкурентоспособность и успешно достигать своих целей.

Основные функции

Какие фактические действия нужно выполнять для эффективного управления персоналом? Условно их можно разделить на три большие группы:

Поиск и адаптация персонала.
Оперативная работа с персоналом.
Стратегическая работа с персоналом.

Сначала нужно найти людей, которые хотели бы работать на конкретном предприятии, отобрать из претендентов подходящих специалистов, обучить новых сотрудников и ввести их в коллектив, помочь занять в нем свое место. В процессе работы персонал нужно обучать, развивать, оценивать и мотивировать. А еще – формировать кадровый резерв, следить за тем, чтобы каждый специалист был удовлетворен. Всем этим и занимается отдел HR.

Организация стратегического планирования в ЛидерТаск

Любое планирование требует чёткого структурирования. Корректно составленный, реально достижимый стратегический план – залог успеха и эффективного развития любой компании. Для их составления, корректировки, контроля исполнения удобно использовать специальное программное обеспечение – электронный планировщик российской разработки ЛидерТаск.

В приложении можно составлять списки дел, будущих, текущих задач. Устанавливать цели, структурировать их в виде дерева с присвоением приоритетности. Вносить любые изменения в задачи и проекты. Обмениваться информацией с коллегами и подчинёнными. Делегировать выполнение задач с контролем прогресса и сроков. В приложении присутствует опция цветового выделения важных заданий, календарное отображение задач. Предусмотрен разнообразный набор инструментов для планирования на день, неделю, год, другие периоды.

Функции структурного подразделения

Структурное подразделение – это составная часть организации, которая выполняет определенные функции и задачи в рамках своей компетенции.

Основными функциями структурного подразделения являются:

Разработка стратегии: Структурное подразделение участвует в разработке стратегии организации, определяет цели и приоритеты развития.
Планирование и управление: Структурное подразделение разрабатывает планы деятельности, определяет ресурсы и управляет их распределением.
Организация и координация: Структурное подразделение создает рабочие группы, руководит процессом сотрудничества между различными подразделениями.
Контроль и анализ: Структурное подразделение производит контроль выполнения планов и целей, анализирует результаты и принимает корректирующие меры.
Развитие и совершенствование: Структурное подразделение занимается постоянным развитием и совершенствованием организационных процессов, методов и инструментов работы.

Кроме того, функции структурного подразделения могут включать деятельность по обеспечению безопасности, управлению персоналом, управлению проектами, стратегическому управлению информацией и другие.

Структурное подразделение играет важную роль в организации, обеспечивая ее эффективное функционирование и развитие. Компетентные и профессиональные сотрудники структурного подразделения способствуют достижению целей организации и решению ее задач.

Ключевые требования к сотрудникам отдела планирования

Работа в отделе планирования требует определенных навыков, способностей и качеств от сотрудников

При найме сотрудников на эту должность, руководство обращает особое внимание на следующие параметры:

Аналитическое мышление: Сотрудник отдела планирования должен быть способен анализировать большие объемы информации, выявлять основные тренды и закономерности.
Умение работать с данными: Сотрудник отдела планирования должен обладать навыками работы с большими объемами данных, уметь их обрабатывать, упорядочивать и интерпретировать.
Математический склад ума: Знание и умение применять математические методы и модели при планировании является одним из основных требований к сотрудникам отдела планирования.
Стрессоустойчивость: Планирование может быть сложным и нервным процессом, поэтому сотрудникам отдела планирования требуется хорошая устойчивость к стрессу.
Коммуникативные навыки: Сотрудник отдела планирования должен уметь эффективно и ясно общаться, работать в команде и налаживать взаимодействие с другими отделами.
Организационные способности: Сотрудник отдела планирования должен обладать навыками планирования, уметь ставить приоритеты и организовывать свою работу.

Успешная работа в отделе планирования требует наличия вышеперечисленных навыков и качеств. Комплексное знание и соблюдение этих требований позволяет сотрудникам отдела планирования эффективно выполнять свои задачи и достигать поставленных целей.

Эффективные стратегии управления персоналом

Чтобы организации развивались, необходимо не только отвечать за качество товара, но и формировать социально-профессиональный, сплоченный и ответственный трудовой коллектив. Последний аспект лежит на плечах кадрового отдела, который разрабатывает эффективные стратегии руководства персоналом в долгосрочной перспективе. Выстраивание структуры и штата команды производится на протяжении долгого времени в соответствии с концепцией развития.

Предпринимательская

Это модель риска. Ее часто выбирают организации, которые развивают новые сферы деятельности

Для них важно удовлетворение клиентов без учета последствий. Управление персоналом характеризуется:

отбором инициативных работников, которые готовы рисковать;
вознаграждением на условиях конкуренции согласно ожиданиям;
для оценки деятельности рассматривают конечный результат;
кадровые перестановки учитывают интересы работников.

При этом в коллективе происходит неформальное развитие личности за счет наставничества.

Системы динамического роста

В основе данной модели лежит принцип ориентации на будущее, поэтому процент риска снижен. Перед принятием решения необходима оценка ресурсов и целей. На основании этого:

сотрудников подбирают по лояльности к руководству, возможности пойти на риск;
вознаграждение проводят беспристрастно;
для оценки деятельности применяют четкие критерии.

Особое внимание кадрового отдела уделяется личностному развитию коллектива, а кадровые перестановки производят на основании различных вариантов продвижения

Прибыльности

Главный упор управления производится на сохранение прибыли предприятия на одном уровне. Что предъявляет:

жесткие требования к подбору работников;
оценку работы по конечным результатам;
вознаграждение за заслуги, но с учетом занимаемой должности и желания руководителей.

Кадровые перестановки осуществляют только по желанию руководителей, а для развития личности сотрудников учитываются поставленные бизнес-задачи.

Системы ликвидации

Модель для управления в кризисной ситуации, когда распродаются активы, падает прибыль и сокращается штат работников.

В этом случае:

набор работников не производят;
мотивация отсутствует;
оценка работы производится формально по строгим критериям;
для продвижения по карьерной лестнице необходимо обладать ценными навыками.

Повышение квалификации производят только при острой необходимости.

Круговорот

Модель управления для сложных условий. Трудность кадрового формирования заключается в поддержании благожелательной атмосферы при сокращении штата, поэтому:

осуществляется подбор разносторонних и квалифицированных работников;
вознаграждение производят за заслуги в рамках системы стимулов;
для повышения квалификации претендентов тщательно отбирают.

Возможно продвижение по службе.

Реализация выбранной стратегии

После окончательного формирования стратегии компания начинает ее воплощение. Перед этим определяют главные ориентиры, которые покажут достижение промежуточных и долгосрочных целей. В реализации выбранной стратегии участвует вся компания – руководство и сотрудники – это поможет достичь лучшего результата. При этом у каждого руководителя есть конкретные задачи, которые выполняет отдел.

Тактика

Выбранная стратегия базируется на планах, которые составляют тактику компании. Эту тактику используют руководители отдельных подразделений. При тактической стратегии учитывают небольшой временной период и легкость проведения анализа по завершении этого периода.

Политика

Политика компании – это принципы и ценности, на основании которых разрабатывают стратегию управления компанией. Корпоративная политика разрабатывается с руководителями и сотрудниками, при этом каждый высказывается свободно.

Операции

Управление компанией строится на положениях корпоративной политики. Однако в работе могут возникать ситуации, в которых сотрудник не знает, как поступить. Для этого составляют документацию, где описывают последовательность действий сотрудника – операции. Свод рекомендаций помогает быстро решать спорные вопросы.

Правила

Сотрудники обязаны неукоснительно выполнять правила компании. Они регламентируют каждый исполнительный орган компании – от ведущих специалистов до рядовых сотрудников. В стратегическом планировании нужно предусмотреть все внутренние правила – это повысит эффективность работы сотрудников.

Бюджет

После разработки тактики рассчитывают смету. Это делают, чтобы ресурсы компании использовались эффективно. Здесь составляют план распределения средств, где анализируют затраты на производство, зарплаты сотрудникам, рекламу бизнеса и вносят коррективы, если выбранная стратегия изменится. По итогу все расчеты вносят в единый документ.

Оценка результатов проводимого плана

На этом этапе сравнивают прогнозируемые и полученные результаты. Итоги стратегического планирования оценивают по показателям рентабельности и соотношению доходов за вычетом расходов компании. Лучше регулярно анализировать каждое действие планирования.

Маркетинговая стратегия так же неэффективна без анализа кампаний. Чтобы получать все сведения о доходах, расходах на рекламу, лидах и целевом трафике, подключите сквозную аналитику Calltouch. Отчеты собираются автоматически в одном окне: сотрудники избавлены от рутины, а готовая аналитика у вас под рукой.

Сквозная аналитика Calltouch

Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

Обязанности финансового менеджера

Сегодня финансовый менеджмент представляет собой систему принципов и методов разработки и реализации управленческих решений, связанных с формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов, оборота денежных средств. Как следствие, роль финансового менеджера в системе управления компании может изменяться в зависимости от конкретных задач, стоящих перед финансовой службой.

Финансовый менеджер, обязанности которого сводятся к участию в деятельности казначейства и бюджетном процессе, контролю и анализу деятельности предприятия, исследованию применимости тех или иных финансовых инструментов, играет важную роль в обеспечении текущей деятельности и развитии компании.

Для эффективного решения различных задач в текущей деятельности используются различные инструменты и регламенты, начиная от электронных таблиц Excel, и заканчивая современными специализированными программными продуктами с широчайшим функционалом, которые позволяют расширять функциональность просто и «безболезненно» для пользователя.

В зависимости от специализации и деятельности список должностных обязанностей финансового менеджера может изменяться от функций управления движением денежных потоков до системы контроля финансового состояния компании, и осуществления функции управления взаимоотношениями с контрагентами. Соответственно должностная инструкция должна включать в себя полный список обязанностей и полномочий, обеспечивающий полноту той функции, которую исполняет конкретный финансовый менеджер в данной организации.

Приводить конкретный пример должностной инструкции не имеет смысла, так как невозможно предусмотреть весь перечень обязанностей, так же, как и невозможно описать весь спектр задач управленческого учета предприятия. В каждой конкретной компании управленческий учет индивидуален, и соответственно набор функций сотрудника, обеспечивающего этот учет, индивидуален в рамках каждой компании.

Однако можно привести общую структуру должностной инструкции. В общем случае она должна состоять из следующих разделов:

Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и прочее.
Требования к квалификации. В данном разделе формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.
Должностные обязанности. Данный раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.
Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. В данном разделе имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать и объективно оценить.
Права специалиста. В разделе описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.
Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий, в нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.
Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Залог качественной должностной инструкции финансового менеджера – максимально четкое и полное прописывание всех пунктов, которое снизит возможность маневров для недобросовестных сотрудников. Только такая инструкция обеспечит эффективную работу сотрудника, его взаимодействие с руководителем, с другими сотрудниками и подразделениями компании, и деятельность компании ы целом.

Отдел планирования: определение и функции

Отдел планирования – это структурное подразделение организации, которое занимается разработкой и реализацией плановых задач для достижения стратегических и операционных целей компании. Он играет важную роль в организации, обеспечивая эффективное управление и планирование всех аспектов бизнеса.

В отделе планирования работают специалисты, обладающие глубокими знаниями в области анализа и прогнозирования бизнес-процессов. Они разрабатывают стратегии и тактики, определяют порядок выполнения задач и контролируют их реализацию. Главная цель отдела планирования – обеспечить эффективное использование ресурсов и достижение поставленных целей.

Функции отдела планирования могут включать:

Разработка стратегического и операционного плана развития организации.
Прогнозирование рыночных тенденций и анализ внешней среды.
Анализ и оптимизация бизнес-процессов.
Определение приоритетов и постановка задач для подразделений.
Контроль и оценка выполнения плановых задач.
Выявление и устранение проблем в ходе реализации плановых мероприятий.
Участие в разработке бюджета и контроль его исполнения.
Предоставление руководству организации информации для принятия управленческих решений.

Отдел планирования взаимодействует с другими отделами и подразделениями организации, обеспечивая координацию и контроль за их работой. Он играет ключевую роль в создании эффективной и гибкой системы управления, что помогает организации адаптироваться к изменениям внешней среды, принимать рациональные решения и достигать поставленных целей.

Что это такое: понятие, отличие от стратегии

Оперативное планирование деятельности предприятия — это система мероприятий по разработке подробных производственных планов на месяц, неделю, день, смену. Главное отличие оперативного плана от стратегического заключается в длительности охватываемого периода, степени детализации задач. Другие их различия:

Стратегическое планирование является прерогативой руководителей компании. Оперативные планы составляют менеджеры среднего или низшего звена.
Разработка стратегии требует длительного времени на подготовку. Оперативные задачи решаются ежедневно.
Стратегические планы всегда предусматривают несколько вариантов развития событий. В оперативных альтернативы не предусмотрены.
Стратегия компании разрабатывается с учётом внутренних и внешних источников информации. Для оперативных планов достаточно внутренних данных.

Оперативно-производственное планирование включает методики, техники и инструменты расчёта основных плановых показателей с учётом анализируемого периода. На данном этапе планирования утверждается список документации. Определяется, какими способами будут рассчитываться основные показатели. Составляется предварительный прогноз деятельности компании, с учётом ранее разработанной стратегии.